成功者絕不會把行事曆塞滿！CEO教你「減法工作術」先把計畫留白
計畫要留白
你在做計畫時，會不會給當天的每個時段都安排上內容呢？我以前做計畫時就會這麼做，從早上幾點起床，中午幾點吃飯，到晚上幾點睡覺，每小時都安排得清清楚楚。計畫做出來後，看起來特別周密，特別有效率。
計畫很豐滿，現實卻很骨感。看似安排得明白清楚的計畫，通常不到中午我就執行不下去了，因為各種意外層出不窮。比如，我安排上午10點至11點完成一份合作方案的擬定，但直到上午10點20分，原計畫30分鐘之前就應該結束的一個電話還在繼續。
而中午11點至12點我又安排了一個專案進度會，從下午1點半一直到晚上9點的工作內容也都安排好了。這就意味著，只要錯過了上午10點至11點這個時段，我就沒法做合作方案擬定這件事了，而這又是我今天最重要的事，因為對方在等著我將方案寄給他。
最後，我不得不臨時更改昨晚花了1小時精心編排的計畫，佔用下午的某個時段來擬定合作方案。但與按原計畫在上午10點至11點擬定這個方案相比，下午擬定合作方案，我的心理狀態完全不同。
上午做的話，我有一種一切都在計畫中的高昂心態；下午佔用做其他事項的時段來做，我心裡就很焦躁，覺得一切都失控了。因為心理狀態不同，上午花1小時就能做到80分的方案，下午花了2小時也只做到70分的水準，而且還覺得很沮喪。
延伸閱讀：
CEO都在用的「時間管理法」！他揭密「3關鍵」拿回生活的主控權
這就是計畫安排得太滿、不留白的壞處。但如果換個做法，只做一個粗略的計畫，不僅用不著花一小時來制訂計畫，而且哪怕發生了同樣的意外，我的心理狀態也會截然不同。
比如，前一天晚上我只花五分鐘，就給第2天確定了3個主要事項：
- 上午9點半應邀打個電話。
- 上午11點召開專案進度會。
- 寄合作方案給對方。
與之前的例子相同，第2天上午打電話的時長超出我的預期，拖到上午10點半還沒有結束，但這對我的心情毫無影響，因為我下午還有充足的時間來擬定合作方案。下午1點半，我心情輕鬆地花45分鐘就完成了合作方案擬定，剩下的時間還可以靈活安排其他事項。
帶著當日主要事項已經完成的成就感，我不僅毫不焦躁，而且很有效率感，因此還可能完成更多的任務。這就是計畫留白的好處。做計畫學會留白，有以下兩個重要作用：
1. 要事第一，突出重點
如果當天有10件事要做，其中有1件事是要事，那麼當天哪怕只完成了這件要事，也遠遠好於做了其他九件事但沒完成這件要事。要事之所以被稱為要事，就是因為完成它得到的收益，或沒完成它導致的損失，遠遠大於完成其他事情得到的結果。一份留白的計畫，意味著將可以調配的時間和精力都分配給了要事，這樣更能保證要事的完成。
2. 計畫有彈性，增強可執行性
計畫其實是建立在預測基礎上的，也就是你有意識或無意識地假設了第2天的情況，然後基這些情況做了安排。但誰都沒有能力準確預測第2天的情況，就像我原計畫上午9點半至10點打完電話，結果到上午10點半電話都沒有打完。
但如果計畫裡有了百分之40左右的留白時間，那麼就算電話時長拖延到上午11點也不怕，因為我有足夠的留白時間來應對這一情況。跟中看不中用的周密計畫相比，這樣的計畫更有可執行性。
延伸閱讀：
學會「刻意拖延」竟有好處？時間管理專家揭密：反讓工作效率變高
自我管理要留白
我有一個很努力的朋友，每天都會把自己的時間排得滿滿的，哪怕某天只留了30分鐘的空白時間，她都覺得很焦慮，覺得浪費了光陰。每次見到她，我都覺得她匆匆忙忙，沒有片刻停歇的時間。但即便如此，她仍不滿足。
有一次她問我，有什麼辦法可以早上5點就起床。她試了幾次都不行，太睏了。我問她晚上通常幾點睡覺，為什麼要早上5點起床？她說夜裡12點睡覺，早起是為了延長工作時長，現在早上6點半才起床，覺得每天浪費了1個半小時太可惜了。
安排太滿，人就成了時間的「奴隸」，每天被各種事情趕著走，很容易陷入無效勞動的循環。美國開國元勳之一班傑明．富蘭克林（Benjamin Franklin）提過一個「5小時原則」：週一至週五，每天給自己留1小時。平日哪怕再忙，他都會給自己「製造1小時的空白時間」，做些真正想做的事，或者什麼都不做。每天「偷懶」的這1小時，讓他得以一直高效工作，成就了一番了不起的事業。
美國心理學家阿摩司．特沃斯基（Amos Tversky）也曾說過：「保持一定程度的無所事事，一向是做出好研究的祕訣。」這是因為大腦有兩種重要的思維模式：一種是聚焦模式，另一種是發散模式。
聚焦模式是一種局部思維。它勤勤懇懇，老老實實，依靠專注力快速處理外部資訊。但弊端是，大腦處於聚焦模式時會偷懶，偏愛沿用固有經驗，視野也更受限，只看得到眼前，容易形成固定思維。
發散模式則是一種全域思維。當大腦處於發散模式時，可以看得更全面、更長遠，會靈光乍現，想出超級好點子。方向對了，快一點慢一點只關乎量變；方向錯了，越努力越失敗，關乎本質。因此，為了避免只顧低頭拉車卻不小心走上錯路的情況，我們一定要允許自己有閒下來的時間，抬頭看看路。
（本文摘自／減法：少即是多，慢即是快。關於時間、精力、效能與人生管理的核心科學。5%精英都在做的減法工作術／商周出版）
歡迎加入《優活健康網》line好友，更多醫療新知搶先看！
