樂閱讀／會議太久沒效率？　10分鐘為一單位

上班開會，最麻煩的就是無法按照預定的進度進行，或者明明是依預定的程序，卻因為內容太複雜而花了很多時間；另一種，則是太快做出結論反而剩下很多時間。如果變這樣，就要重新檢視會議預定的進度，或是再次調整時間。可是重新檢視預定的進度時，常常還是會忘了各個項目的重要程度、以及工作量多寡的狀況。因為，一開始建立時間表時雖然會考慮到這些，但在變更時往往就忽略了。

也就是說，即使合理的變更時間表上的時間，但若是內容沒有跟著改變，那麼還是得花費和一開始規劃時一樣多的時間，結果就變成只是更動時間表罷了。為防止這樣的狀況發生，在管理時間表時，就不能單純的以時間做規劃，而是要注意分配給各個項目的時間。

例如，分配給有關××資料的說明30分鐘、有關×△的方針決定20分鐘，有關△△狀況的確認10分鐘，以這樣的方式來做時間的安排。而當有關××資料說明花了40分鐘時，由於多說明了10分鐘，所以要思考接下來的流程，要從哪裡縮減多少時間補回來。

這時，也要考慮用什麼方法來縮減。舉例來說，有關△△狀況的確認，沒那麼急迫，所以移到下次再討論、或是只分發資料給大家參考，就能縮短時間。再者，關於××並不需依賴全體與會人員決定，因此只要大家提出意見，最終決定交由負責人執行即可，這樣也可以縮短不少時間。

像這樣進行時間管理時，有一種很便利的方法，就是運用計時單。首先，決定管理時間的單位。會議最好以10分鐘為單位，一整天的工作則以30分鐘或1小時為單位為宜。

?計時單?並不拘泥於任何形式，只要有同樣大小的memo紙和磁鐵，眼睛看得到、可以數的工具即可。數量也只要準備可供會議或一整天時間表使用的數量就行了。如果會議是兩個小時，就準備12張計時單（一張的單位是10分鐘），如果一天上班時間是八小時，就準備16張計時單（一張的單位是30分鐘），並將各計時單分配到各個項目、工作中。

每次各個項目結束時，就拿掉在這裡消耗掉的計時單。如果計時單不夠，就思考如何改變其他項目的作法，然後從該項目將計時單拿過來補上。如果計時單有多的，必須再確認執行內容上有無疏漏，如果沒問題就將多餘的計時單分給其他項目或工作。像這樣，經常留意在各個項目上花費的時間，就能防止進度拖拖拉拉，並維持各項目的品質。

（本文作者／石谷慎吾）
（摘自／不健忘的靈活工作術／春光出版）