上班族Email指南》職場信件「6大地雷」快避開！2時段寄信效率最高
相信廣大的上班族們，多少都經歷過寄錯信、稱謂敬語寫錯，或是寄了3次信卻遲遲等不到回信，最後才發現對方根本沒收到⋯等狀況，到底什麼時候寄Email對方最容易看到？信件開頭要怎麼寫、結尾留下哪些資訊才有禮貌？一起看看有哪些職場Email地雷行為，以及網友們建議。
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6大職場信件NG行為
《Social Lab社群實驗室》本次透過《OpView社群口碑資料庫》追蹤近1年內「職場信件NG行為」話題的網路聲量表現，帶您了解網友熱議的「職場信件NG行為」有哪些：
- 寄信時間不恰當：下班時間、假日別寄信
- 內容冗長無排版：排版、適時分段，能讓內容更清晰易懂
- 發錯信件：收件者、內容是否有對上，送出前要二次確認
- 用語不正式、不禮貌：顏文字、表情符號都不恰當
- 寫錯收件者姓名：確認對方姓名、稱謂，是基本尊重
- 信件主旨不清楚：主旨應點出信件內容重點
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假日、下班後寄信太擾民
觀察近1年內網友針對「職場信件NG行為」的相關話題討論，發現「寄信時間」其實大有學問，例如在假日、下班時間寄送郵件，可能會讓收件者感到負擔或困擾。對此就有網友表示「週末收到工作訊息真的很煩躁」，引發許多共鳴「不喜歡私人時間處理公事」、「下班看到訊息會很難放鬆」、「可以回：已收到，星期一處理」等。
另外，也有網友指出「上午10點」及「下午3點」是郵件的黃金發送時段，這時工作者的效率通常較高，郵件被閱讀的機率也大幅提升；而到了下午5點後，很多人開始準備下班，查收郵件的效率較低，想要傳達的訊息就很容易被忽略或擱置。
發錯信無法撤回如何挽救？
此外，在工作時若不慎發送「錯誤信件」，可能會導致相當尷尬的局面，輕則有損個人的專業形象，重者甚至會使得企業機密資料外洩。有民眾就在討論區請益「工作時誤發郵件怎麼辦」，吸引熱心網友解答：「在Outlook中只要收件者還沒開啟郵件，就有機會能在寄件備份將郵件收回」、「Gmail的郵件在發送後，畫面左下方會出現取消傳送的選項」，可以自行設置5到30秒的撤銷時限，超出時間後便無法收回訊息。
如果信件寄出後真的無法順利撤回，建議可先檢視郵件存在的問題，究竟是發送給錯誤的收件者、內文或附件有誤，還是僅僅是拼寫錯誤等，再根據錯處採取相應的措施，再次發送更正後的內容與道歉郵件。
正確書寫姓名、稱謂超重要
另外，在電子郵件的交流潛規則中，正確書寫收件者的「姓名」格外重要，也是維持良好職場關係的關鍵，一旦出現寫錯或未標明姓名的情況，就可能會讓對方感到不受尊重，留下不禮貌、不真誠的印象。
即有網友表示不喜歡遇到沒有寫清楚名字、想商業合作的郵件，直言「廣發信感覺很沒誠意」、「打錯名字真的有夠沒禮貌」、「對廣發信觀感不好，覺得應該也不缺我合作啦」等。同時，「稱謂」也是郵件禮節的重點，可以根據與收件者的關係、職務級別，以及熟絡程度來選擇適當的稱呼，增強郵件的禮貌性與親和力。
你還知道哪些職場信件的NG行為呢？如果想要避免發送錯誤訊息，最重要的就是在發送前認真檢查信件內容，確保郵件具有清晰的主旨，並且正確的放上附件檔案，收件者、CC（副本）與BCC（密件副本）人數確認無誤等，最後也別忘了在結尾處添加署名與簽名檔，留下聯繫方式促進溝通效率，讓郵件在職場交流中發揮積極作用，順利完成工作任務！
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