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》想提升效率 小型會議別省略!
日期:2018.06.08
◎ 記者 湯蕎伊

(優活健康網記者湯蕎伊/編輯整理)小型會議運用的是行為科學管理的方法,施行時非常重要的一點是,開會時間不得間隔兩個星期以上。「強化」行為最好在六十秒內進行才有效,不過根據經驗,如果對象是(可以溝通的)成人,「強化」的作用則能持續約兩星期。因此,每個月進行兩次小型會議是最恰當的安排。

一開始可先試著持續每個月開兩次會

每個星期都進行小型會議當然也可以,不過這樣一來,非常有可能會因為次數太頻繁而中途放棄,因此,一開始可以先試著持續每個月開兩次會,養成習慣後再調整。

建議最好把開會時間固定下來,例如「每個月的第一和第三個星期四的下午,每人五至十分鐘」。這麼做是因為若想將行為化為習慣,就必須設定好一定的時間。舉例來說,即便下定決心每天要念英文二十分鐘,結果卻無法持之以恆,其中最大的原因是沒有設定開始念書的時間。如果改變做法,先決定好「以後每天提早三十分鐘吃早餐,吃完早餐七點半開始念英文二十分鐘」,隨著持續一段時間之後,吃完早餐不念英文反而會覺得怪怪的,如此一來,就更有可能持之以恆了。這也就是所謂的習慣養成。

工作愈是忙碌 小型會議就愈有必要進行

先把開會時間固定下來,對下屬安排工作也比較方便,也可以事先整理好開會當天要討論的事情及問題。「我現在剛好空出一點時間,來開個會吧,三十分鐘就好。」如果老是像這樣一時興起就要開會,下屬工作步調就會因此被打亂,當然會無法忍受。或許有些人會覺得平常工作已經夠忙了,還要定期開會,根本不可能。然而,工作愈是忙碌,小型會議就愈有必要進行。

沒有受到評價的「行為」 很難持之以恆

如同我一再重述的,人們在自己的「行為」受到稱讚或認可時,即便無法立即有成果,也會主動持續做出該行為。以健走減重為例,每天健走三十分鐘,對減重並不會產生立即的效果,不過如果將自己健走的習慣分享到社群網站,因而受到他人的鼓勵,就會有動力每天繼續健走。相反的,沒有受到評價的「行為」,即使最後一定可以達到目標,也很難持之以恆。

然而,就算明白這個道理,身為上司,除了每天分內工作外,還要對下屬的行為一一給予評價,實在非常困難。因此,才需要事先決定好日期時間進行小型會議,在會議中針對下屬的行為做出稱讚等評價。我甚至認為,以太忙為由拒絕進行具有提升下屬工作成效的小型會議,等於是放棄身為領導者的職責。

本篇最末,我把能確定下屬行為的小型會議詳細的流程整理如下:

1)上司和下屬共同決定可以提升工作成效的行為。

2)檢討共同決定的行為是否有確實實踐。

3)如果有確實做到該行為,便給予認可和稱讚,以達到「強化」作用。

4)如果沒有做到,就與下屬一起找出原因,並由上司提出改善方法。

(本文摘自/不懂帶團隊,那就大家一起死!/如果出版社)

 

 

  

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