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》樂閱讀/要提升溝通能力 一定要作筆記
日期:2013.11.21
◎ (企劃中心/綜合整理)

詳實記載的業務筆記,口才再差,也能成為頂尖業務員

「不要簡化,一五一十地記錄發生的事項」,這是我的業務筆記原則。因為一五一十地記錄下來,所以不可能採取條列式,依狀況甚至會把對方講的話完全照抄下來。雖然乍看之下,筆記方式很沒效率,然而多虧這些筆記,原本賣不出商品的我,竟然能夠一口氣突飛猛進,學會業務必要的溝通能力。為什麼這麼單純、只是透過「書寫」的方法,竟然可以展現效果呢?

簡化、美化過的業務筆記,對自己沒有幫助
我們先回到「業務日誌,是基於什麼而存在」的原點來看這件事。如果你是從事業務工作的人,寫「業務日誌」交給上司,或是向主管口頭報告,應當都司空見慣的每日行程。

一般的業務日誌,多半不會把事件的事實和現象一五一十地記下來,要是這麼做,報告過度冗長,沒有要點,只會浪費主管的時間。而且,一般業務日誌的目的,是對於不在現場的人,能夠有一個判斷的依據。但是,我們卻經常在書寫的時候,省略表現不佳的地方、故意強調某些事,在書寫時加以粉飾讓報告比較「體面」。

不是記錄結果,而是表現自己有多麼努力的「誇張」,對於自己的失態一筆帶過的「省略」,刻意避開不好的結果加以「美化」,敷衍怠惰的地方,在字裡行間出現「抽象的表現」。

如果業務日誌一直都是這個樣子,推銷能力就不可能進步。但是,書寫之際,一想到「這裡這麼寫,一定會被主管叮得滿頭包吧?」想到主管的反應,就不禁寫下較為安全的內容。我也曾有過這樣的時期。最後雖然寫得看起來很積極,充滿幹勁,其實只是想避免挨罵而取巧(笑)。

(本文作者/長谷川千波)
(摘自/5分鐘講完的說服話術筆記本/核果文化出版)

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